Gerentes de instalaciones: Defiendan sus niveles de personal

En la gestión de instalaciones, los costos de mano de obra son uno de los gastos más grandes en un presupuesto operativo (por lo general, el 25 por ciento); en consecuencia, los administradores de instalaciones a menudo se enfrentan a preguntas difíciles sobre sus niveles de personal. En el sector de la salud, entre el 85 y el 90 por ciento de los costos del ciclo de vida de una instalación están asociados con la operación y el mantenimiento. Las decisiones que impactan estos costos (incluida la dotación de personal) no deben tomarse a la ligera.

Los profesionales de la industria en todos los niveles tienden a tomar decisiones comerciales críticas basándose en el statu quo, en lo que hacen sus pares y competidores, y en patrones reconocidos a través de sus experiencias laborales individuales. Este tipo de toma de decisiones basada en patrones puede tener consecuencias perjudiciales si no se comprenden bien los impulsores de dichas decisiones.

Por lo tanto, los administradores de instalaciones también deben utilizar modelos basados en datos fundamentados en el razonamiento cognitivo, la evidencia empírica y los cálculos objetivos. Este enfoque es especialmente eficaz para determinar los niveles óptimos de personal que cumplan con los requisitos presupuestarios y las reducciones obligatorias en los gastos operativos.

Para la evaluación comparativa, la toma de decisiones basada en patrones se ve así:

¿Qué hicimos el año pasado?

¿Qué están haciendo nuestros competidores?

El estándar de la industria se acerca a los 70,000 SF/FTE; ¿deberíamos usar esto?

¿Qué quiere mi administración?

Evita hacer lo incorrecto. Toma decisiones basándote en herramientas, datos y cálculos objetivos. Es más fácil y sencillo de lo que parece.

Muchos administradores de instalaciones de atención médica dependen de los resultados de evaluación comparativa para obtener orientación sobre la combinación adecuada de recursos (internalización + externalización) para su hospital. Las herramientas y mecanismos de informes de uso común incluyen los creados por ASHE, IFMA, Truven Health (ActionOI), APPA y UHC. Algunas instalaciones de atención médica incluso han desarrollado su propia herramienta de evaluación comparativa personalizada.

El modelo de la IFMA es sencillo y se basa principalmente en la superficie de planta. Ofrece una cifra de FTE (empleado a tiempo completo) por pie cuadrado que no es necesariamente específica para instalaciones de atención médica. El Modelo ASHE, disponible para todos los miembros de ASHE sin costo alguno, es más sofisticada. Esta herramienta incorpora las métricas de IFMA y ofrece recomendaciones en 5 categorías discretas: niveles de personal, costos de personal, materiales, contratos de servicio y servicios públicos (energía). También proporciona los niveles de personal por oficio, representados en 14 categorías de puestos.

Independientemente de la herramienta que se utilice, el conjunto de datos debe revisarse y analizarse cuidadosamente. Si una instalación decide comparar sus datos con un grupo de pares, entonces se deben considerar ciertos factores. Por ejemplo, las variables físicas como la ubicación geográfica, el clima, el número de edificios, la superficie del campus, etc., afectan en gran medida los niveles de personal y los contratos de servicios. La operación y el mantenimiento de un hospital de gran altura en un entorno urbano van a diferir drásticamente de un campus horizontal en una zona suburbana.

¿Obvio? Tal vez. Pero estas variables se ignoran o pasan por alto con frecuencia.

Ya sea que una instalación se compare consigo misma, con sus pares, con el estándar nacional o con todos los anteriores, el proceso de evaluación comparativa resaltará las fortalezas y debilidades en múltiples áreas. Los administradores de las instalaciones pueden usar esta perspectiva para (1) comunicar a la gerencia lo que están haciendo bien y cómo lo están haciendo y (2) centrarse en las oportunidades de mejora dentro de su propio departamento: gestión de servicios públicos, conjunto de habilidades individuales, contratos de servicios y honorarios de consultoría, costos de reparación, etc. Independientemente de la oportunidad, el punto es que se identifica y, por lo tanto, se puede mejorar. 

“Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo (gestionarlo). Peter Drucker

Si un área de mejora identificada resulta estar en los costos laborales, la mejor respuesta podría no ser reducir los niveles de personal. Como alternativa a los recortes de personal generalizados, a veces es posible capacitar polivalentemente al personal y reasignar los recursos de manera adecuada para lograr el resultado deseado.

Durante este proceso de reasignación, algunos supervisores se dan cuenta de que su equipo de gestión de instalaciones carece del conjunto completo de habilidades que necesita para tener éxito en sus roles ajustados. Por ejemplo, si el rol ajustado de un técnico exige un mayor nivel de competencia o una base de conocimientos más amplia para incluir un nuevo oficio, este carecerá de la experiencia necesaria para desempeñar su trabajo con eficacia.

Una evaluación técnica se puede utilizar para determinar el nivel de competencia de cada miembro del personal en su área de especialización y las competencias laborales esperadas. Cualitativamente, los supervisores conocen el nivel de habilidad de sus equipos, pero a menudo no cuentan con los datos cuantificables para validar este conocimiento. Una evaluación técnica es una forma eficaz de comparar a todo el personal con una métrica común.

Más allá de evaluar el conocimiento del equipo, se pueden tomar medidas adicionales a través de programas de mentoría y capacitación. Mediante el proceso de evaluación, las áreas individuales de oportunidad y fortaleza se hacen evidentes a través de datos cuantitativos, independientemente del rol o la antigüedad (atributos cualitativos). El equipo de liderazgo puede utilizar esta información para emparejar a las personas mediante un modelo de colaboración o mentoría. De forma formal o informal, también se pueden implementar programas de capacitación para abordar las áreas más débiles y comenzar a llenar estas brechas de conocimiento. Este modelo es especialmente atractivo para los administradores de instalaciones que deciden no depender en gran medida de la subcontratación (contratos de servicios y consultoría) para la operación y el mantenimiento. 

La herramienta de evaluación no solo crea una plataforma para evaluar al personal actual, sino que también se puede utilizar para la contratación y la planificación de la sucesión. A medida que los candidatos se presentan para nuevos puestos o ascensos, se utiliza una evaluación común para identificar las habilidades y la experiencia respectivas de las personas en relación con el puesto deseado.

Dicho todo esto, a veces la capacitación y el conocimiento simplemente no son suficientes. A menudo escucho a los administradores de instalaciones referirse a sus trabajos como “apagar fuegos”. Tienen un número limitado de horas al día, y su tiempo se aprovecha mejor apagando el fuego más intenso. Es por eso que el análisis de datos y los paneles de control para operadores han ido ganando popularidad en toda la industria de la salud. Los administradores de instalaciones están aprovechando la tecnología para mejorar la productividad de su personal.

Mediante inversiones estratégicas en tecnología y la implementación de una capacitación eficaz para los operadores, un equipo de gestión de instalaciones está bien posicionado para dominar el mantenimiento preventivo, optimizar el rendimiento de los equipos, mejorar la eficiencia energética y mejorar la experiencia de atención del paciente.

Además, estas mejoras se pueden cuantificar mediante un ejercicio de evaluación comparativa anual, una buena práctica que conviene adoptar de todos modos. Si el administrador de una instalación decide implementar un programa de capacitación para operadores y/o invertir en una tecnología específica, los resultados de la evaluación comparativa anual deberían revelar una reducción en los gastos operativos generales. Simplemente utilice la misma herramienta de evaluación comparativa cada año, compare los resultados con el conjunto de datos más reciente y comunique la eficacia del programa, proyecto o tecnología a la gerencia. 

El proceso de evaluación comparativa puede hacer que te sientas abrumado de información.

Es importante centrarse en la meta final. Para los administradores de instalaciones, este objetivo suele ser defender los niveles de personal y equipar a su equipo con las herramientas y el conocimiento adecuados para tener éxito. Tenga presente el resultado, y el trabajo para llegar hasta ahí valdrá la pena con creces al final.

Sobre mí:

Cuento con más de 8 años de experiencia en el sector de la ingeniería y la construcción para el sector de la salud, y la mayor parte de ese tiempo lo he dedicado a trabajar con equipos de administración de instalaciones, actuando como enlace entre la sala de calderas y la sala de juntas. He sido responsable del desarrollo y la gestión de más de $370 millones en soluciones energéticas especializadas y proyectos de infraestructura. Desde que comencé mi carrera en consultoría de ingeniería para el sector de la salud, me desempeñé como director de Servicios de Administración de Instalaciones y Capacitación. En este cargo, proporcioné a los administradores de instalaciones de salud las herramientas y los recursos que necesitan para tomar decisiones bien informadas y basadas en datos que mejoren su eficiencia energética y el funcionamiento de las instalaciones. La más reciente de estas soluciones es un programa de capacitación en operación y mantenimiento de instalaciones de salud, el primero de su tipo en la industria.

Conectemos: Si tienes una historia de éxito en la gestión de instalaciones de salud, me encantaría conocerla y saber cómo la hiciste realidad.