La evaluación comparativa es parte ciencia y parte arte

La evaluación comparativa de operaciones y mantenimiento puede ser un ejercicio arduo y complicado. Es en parte ciencia y en parte arte.

Aquí están las respuestas a las preguntas frecuentes (FAQ) que he encontrado al trabajar con los administradores de instalaciones a través de estos análisis.

¿Cómo debo calcular mi tarifa de servicios públicos cuando tengo varias cuentas con diferentes tarifas?

Para cada tipo de servicio público (por ejemplo, electricidad, gas natural, etc.), es aceptable calcular una tarifa combinada dividiendo el costo total anual del servicio público entre su consumo total anual del servicio público.

Todas las categorías de servicios públicos solicitan un cálculo del consumo total anual de servicios públicos. ¿Debo incluir también la demanda anual de electricidad?

No, la demanda de electricidad no se calcula como un total anual, sino como un promedio en un período de 12 meses. 

¿Cómo debo abordar mi conteo de equivalentes a tiempo completo (FTE) cuando mis FTE no corresponden a un solo oficio en la herramienta de análisis comparativo?

Divida cada FTE apropiadamente entre los oficios provistos en la herramienta de análisis (por ejemplo, 0.5 a Mantenimiento General y 0.5 a Pintor/Carpintero). Alternativamente, determine el oficio en el que cada FTE pasa la mayor parte de su tiempo y categorícelo por ese oficio.

¿Qué tan detallado debo hacer mi conteo de FTE?

Haga lo que tenga más sentido para usted y su organización, pero no recomiendo dividir un FTE en más de 4 funciones (0.25 FTE). Si se vuelve más detallado que esto, es difícil hacer un seguimiento de cada persona y de sus responsabilidades junto con la información salarial correspondiente.

¿Cómo abordarías el tema del salario de un supervisor de instalaciones que dedica 25% de su tiempo a tareas de liderazgo y 75% a tareas de mantenimiento general?

Hay varias formas de considerar esta división en el tiempo y en el salario. Elija el método que elija, es fundamental que sea coherente en la forma en que pondera el tiempo y la tarifa por hora de esa persona.

Escenario: En un hospital trabajan dos empleados a tiempo completo (FTE): un técnico de mantenimiento a tiempo completo que gana $20 por hora y un supervisor que divide su tiempo entre tareas de mantenimiento (75%) y de liderazgo (25%) y gana $30 por hora.

Opción Unoprima ponderada sobre la porción de liderazgo del FTE

• El supervisor ganó 751 TP3T de su salario (1560 horas) a 1 TP4T20 por hora por mantenimiento = 1 TP4T31,200
• El supervisor ganó 25% de su salario (520 horas) a $60 por hora por funciones de liderazgo = $31,200
• Razonamiento: Las responsabilidades de liderazgo del supervisor tenían un salario más alto; sin embargo, su trabajo de mantenimiento no es diferente al del técnico de tiempo completo.  

Opción doscálculo de promedio ponderado simple

• Calcula el promedio ponderado de las dos tarifas, lo que da como resultado $22.50 por hora para los técnicos de mantenimiento y $7.50 por hora para los líderes.
• Razonamiento: La herramienta de comparación comparativa analiza el número de ETC (total y por oficio) y el gasto total en mano de obra, no los salarios individuales. Por cada hora que trabajó el supervisor, $7.50 de los $30 pagados correspondieron a responsabilidades de liderazgo.

Opción trescálculo de tarifa por hora ajustada

Este es el método que yo recomiendo personalmente.

• 2080 horas (técnico de mantenimiento de tiempo completo) + 1560 horas (supervisor 75% para tareas de mantenimiento) = 3640 horas
• $41 600 (técnico de tiempo completo: 2 080 horas × $20/hora) + $46 800 (supervisor de 75%: 1 560 horas × $30/hora) = $88 400
• $88 400 / 3 640 horas = $24,29 por hora – tarifa por hora ajustada calculada para un técnico de mantenimiento

Independientemente del enfoque que decidas, sé congruente en tu metodología: la forma en que distribuyas los puestos de FTE también debe reflejarse en los salarios correspondientes.

¿Cómo debo referirme a mis estacionamientos y playas de estacionamiento?

La mayoría de las herramientas de análisis de evaluación comparativa, como la desarrollada por la Sociedad Estadounidense de Ingeniería para la Salud (ASHE), ofrecen un campo de entrada tanto para estacionamientos a nivel de superficie como para edificios de estacionamiento. Ambos elementos se contabilizan en número de espacios de estacionamiento.

¿Cómo debo calcular el área de mi techo?

La mayoría de las herramientas de análisis comparativo (como la herramienta de ASHE) ofrecen un campo de entrada separado para el área de la azotea y solicitan esta información en pies cuadrados. Si este es el caso, no incluya el área de la azotea en el cálculo del área total del piso.

¿Qué pasa si los presupuestos se dividen entre departamentos?

La forma en que utilices los datos de evaluación comparativa determinará si debes incluir el presupuesto total o solo la parte correspondiente a tu departamento.

Si solo estás evaluando el rendimiento de tu departamento, entonces usa un cálculo prorrateado para determinar cuánto del presupuesto total te corresponde.

En algunos casos, este cálculo podría implicar dividir el presupuesto total por partida en lugar de calcular una parte de la suma.

Si está utilizando la herramienta de análisis de evaluación comparativa de ASHE, ajuste el porcentaje de trabajo interno proporcionado para reflejar qué parte de ese servicio es realizada por su departamento. En consecuencia, los gastos totales del contrato de servicios deberían aumentar para los servicios divididos.

De lo contrario, incluya todos los servicios en su presupuesto y tenga en cuenta el porcentaje del trabajo realizado por personal interno que refleje el trabajo de ambos departamentos.

Si mis FTEs brindan mantenimiento a ubicaciones remotas, ¿debo incluir el área de piso de esas ubicaciones?

Sí: incluya la superficie de las ubicaciones remotas (en pies cuadrados) donde sus FTE brindan servicios. Hacerlo dará como resultado un cálculo más preciso del número recomendado de FTE (y del cálculo de pies cuadrados por FTE). 

Si la herramienta de análisis que está utilizando ofrece un campo de entrada independiente para el tiempo de viaje a estos sitios remotos, incluya también este cálculo.

Sobre mí: He estado a cargo del desarrollo y la gestión de más de $370 millones en soluciones energéticas especializadas y proyectos de infraestructura. Desde que comencé mi carrera en consultoría de ingeniería para el sector de la salud, he proporcionado a los administradores de instalaciones de salud las herramientas y los recursos que necesitan para tomar decisiones bien informadas y basadas en datos que mejoren su eficiencia energética, el desempeño de los edificios y las operaciones de las instalaciones. La más reciente de estas soluciones es un programa de capacitación en operación y mantenimiento de instalaciones de salud, el primero de su tipo en la industria. 

Conectemos: Si tienes un caso de éxito en la gestión de instalaciones, me encantaría conocerlo y saber cómo lo hiciste posible.