Costo total de propiedad simplificado

En cualquier entorno empresarial, el término “costo total de propiedad” se define generalmente como el conjunto de costos directos e indirectos asociados a un activo a lo largo de todo su ciclo de vida: el costo inicial más los costos de operación. El costo inicial es SIEMPRE menor que los costos de operación, y puede oscilar entre el 1 y el 33% de los costos totales del ciclo de vida. En el caso de los sistemas de climatización, este rango del costo inicial tiende a ser más estrecho y se acerca más al 15-20%, lo que deja un 80-85% en costos de operación.

Dada esta relación entre el costo inicial y los costos de operación, al comprar un activo, los propietarios no solo deben considerar el precio de compra de un artículo (costo a corto plazo), sino que también deben considerar su precio a largo plazo, que es su costo total de propiedad.

La mayoría de los presupuestos operativos incluyen partidas para los costos diarios de funcionamiento del negocio, tales como servicios públicos, mano de obra para mantenimiento y reparaciones, y materiales. En la gestión de instalaciones, el costo total de operación de los sistemas de calefacción y refrigeración a menudo se define como la suma de 5 variables: energía (costos de servicios públicos), mantenimiento, capital de equipo (renovación), el costo de fallas y los costos de reparación. Con esta definición, sería lógico deducir que reducir una parte daría como resultado una suma menor. No necesariamente.

El siguiente diagrama representa el costo total de operación, definido como la suma de sus cinco componentes principales. La energía representa entre el 30 y el 50% del total, incluyendo el mantenimiento regular y el costo de las fallas que se derivan de ello. El costo de las fallas incluye el costo de cualquier equipo de alquiler mientras se realizan las reparaciones, pero también incluye cualquier impacto en los ingresos del negocio en general. Las reparaciones y el capital (costo inicial) suelen ser los factores que menos contribuyen, ya que, en conjunto, representan menos del 20% del total.

Digamos que a un administrador de instalaciones se le ordena reducir los costos operativos y decide hacer recortes de personal para respaldar esta directiva. Menos salario y cargas sociales significan menos costos en general, ¿verdad?

Tal vez, pero probablemente no.

Es probable que contar con menos empleados de tiempo completo signifique menos tiempo asignado a tareas de mantenimiento regular, como limpiar serpentines, cambiar filtros y engrasar rodamientos. Y sí, todas estas tareas se pueden incluir en un contrato de servicio. No hay discusión al respecto. Sin embargo, sería sumamente difícil subcontratar estas tareas por un costo menor que el de retener a esos mismos empleados. Más allá del costo, un contrato de servicio tiene un alcance de trabajo definitivo. El personal de mantenimiento, en cambio, se enfrenta a un objetivo variable en cuanto al alcance del trabajo; sus actividades diarias varían según las necesidades inmediatas del equipo y del edificio que respaldan.

Entonces, en aras de la argumentación y de este escenario hipotético, supongamos que menos personal de mantenimiento se traduce en menos tiempo para las actividades de mantenimiento regular.

Menos tiempo dedicado a realizar tareas de mantenimiento significa que se completarán menos de estas tareas, lo que dará como resultado una operación menos eficiente. El equipo solo rendirá al máximo si recibe el mantenimiento adecuado.

Una operación menos eficiente resultará en mayores costos de energía

No solo es probable que los costos de energía aumenten a medida que disminuya la eficiencia del equipo, sino que también es probable que los costos de reparación aumenten.

De vez en cuando, veo aparecer una cita en mi feed de LinkedIn: “Advertencia: Si no programas tiempo para el mantenimiento, tu equipo lo programará por ti”. Qué gran verdad.

El mantenimiento que se programa solo es un mantenimiento correctivo, una reparación. Incluso si los costos de mantenimiento regular disminuyen, es de esperar que los costos de reparación aumenten.

El costo total de propiedad de cualquier activo o edificio se reduce al equilibrio. Cada vez que se ajusta una variable, esto tiene un impacto en las demás dentro de la ecuación. Esta respuesta no es necesariamente buena ni mala, pero es algo que se debe tener en cuenta al tomar decisiones a largo plazo que afectan el presupuesto operativo.

Acerca de mí: Mi carrera me ha ofrecido un torbellino de oportunidades en la industria de la ingeniería y la construcción, pero mi pasión se centra en desarrollar e implementar programas de capacitación para equipos de gestión de instalaciones. Cada gestor de instalaciones que he tenido el privilegio de conocer simplemente quiere hacer un buen trabajo, y mi misión en la vida es empoderarlos para que hagan más de él.

He estado a cargo del desarrollo y la gestión de más de $370 millones en soluciones energéticas especializadas y proyectos de infraestructura. Desde que comencé mi carrera en consultoría de ingeniería para el sector de la salud, he proporcionado a los administradores de instalaciones de salud las herramientas y los recursos que necesitan para tomar decisiones bien informadas y basadas en datos que mejoren su eficiencia energética, el desempeño de los edificios y las operaciones de las instalaciones. La más reciente de estas soluciones es un programa de capacitación en operación y mantenimiento de instalaciones de salud, el primero de su tipo en la industria. 

Conectemos: Si tienes una historia de éxito en la gestión de instalaciones, me encantaría conocerla y saber cómo la hiciste realidad.