Hablemos con la verdad

¿Está su equipo de gestión de instalaciones preparado para superar un evento catastrófico?

No, aquí no estamos hablando de recuperación ante desastres, aunque la capacitación focalizada para superar desastres naturales es fundamental. Estamos hablando de las circunstancias imprevistas que pueden ocurrir durante la construcción o la operación. Son los contratiempos cotidianos que se convierten en eventos catastróficos.

Imagínate esto.

Un elevador golpea un rociador contra incendios durante la construcción. El agua sale a borbotones hacia un corredor a razón de 25 galones por minuto. ¿Sabe el contratista la ubicación de la válvula de cierre? ¿Está bajo llave? ¿Tiene una llave? Si pasan 20 minutos, eso equivale a 500 galones de agua inundando el interior del edificio. Por cierto, 500 galones de agua llenarían 2.5 jacuzzis y pesarían más de 4,000 libras.

Ahora bien, ¿qué pasa si el cabezal de un rociador recibe un impacto dentro de un edificio existente? Incluso si el contratista o técnico que acude logra abrir la válvula de cierre, ¿qué pasa si está atascada porque no se ha operado anualmente (como lo exige la norma NFPA 25)? Ahora el operador debe usar algo como palanca para modular manualmente la válvula. Si este escenario ocurre dentro de un hospital, entonces hay un problema de control de infecciones que abordar, además de una posible mitigación de moho y la conciliación del seguro.

Para mí, eso es un evento catastrófico. Me gusta especialmente esta definición de catástrofe: un problema innecesario e imprevisto que resulta de un acontecimiento desafortunado. El escenario del rociador anterior se describe perfectamente con esa definición.

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Preparación total del equipo

La planificación, el diseño y la construcción de edificios involucran a múltiples partes, cada una con su propia perspectiva. Los propietarios, el personal de operación y mantenimiento, y los contratistas abordan la preparación para un evento catastrófico de manera diferente.

Un propietario requiere personal dispuesto y receptivo que apoye las operaciones y funciones comerciales continuas. En el sector de la salud, los servicios clínicos no pueden cesar independientemente de las circunstancias externas. Están en juego la vida y la muerte.

Los operadores se preparan asegurándose de que todos los servicios y suministros públicos estén en buenas condiciones de funcionamiento y vuelvan a estar en línea lo antes posible.

Un contratista general se centra en el riesgo y la responsabilidad. Se ejecutan políticas, procedimientos y contratos para abordar las actividades de recuperación y limpieza.

Pero aquí está el detalle. El personal, la energía de respaldo y las políticas son fantásticos hasta que el plan no funciona... ni tampoco el plan de respaldo. ¿Y entonces qué?

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Todo el mundo tiene un plan hasta que recibe un golpe en la boca. –Mike Tyson
La memorización mecánica es más importante de lo que crees.

Aquí es donde la capacitación especializada del personal se vuelve fundamental. Cuando comencé a estudiar las técnicas de aprendizaje para adultos, presté mucha atención al Ejército de los Estados Unidos (y a otras ramas militares). Piénselo: tienen un interés creado en entrenar a nuestros soldados. Los simulacros y el aprendizaje memorístico son estrategias clave al prepararse para el combate. La repetición dentro del entrenamiento basado en escenarios mantiene un nivel de agudeza y preparación necesario durante un evento catastrófico.

Aplicamos la misma metodología en las escuelas con los simulacros de incendio y otros. Todos los niños en la escuela primaria saben exactamente qué hacer cuando suena esa alarma.

Los cirujanos y otros médicos se capacitan y estudian continuamente en su campo. Se les exige mantener sus habilidades motoras finas afinadas bajo presión. Por el contrario, el personal de las instalaciones a menudo opera en un segundo plano con apoyo y recursos limitados.

El aprendizaje de memoria no es un remedio absoluto para la gestión de crisis. Es importante que los técnicos recuerden dónde se encuentran las válvulas de cierre. Es igual de importante que posean habilidades de resolución de problemas y pensamiento crítico que den como resultado una gestión de crisis exitosa. Por esta razón, la capacitación en escenarios de la vida real es fundamental para prepararse para un evento catastrófico.

Te daré otro ejemplo para darle contexto a lo que estoy hablando.

Es posible que estés familiarizado con los simuladores de extintores virtuales. Debo admitir que este concepto es sumamente innovador. Sin embargo, existe una diferencia significativa entre extinguir un fuego real y uno virtual. Mi sugerencia es complementar la capacitación en realidad virtual con capacitación basada en escenarios.

Coloque a alguien en una habitación y déjele la instrucción de extinguir un fuego en un lugar específico. ¿Sabe dónde están ubicados el extintor más cercano y la salida de emergencia más próxima? Aquí es donde el aprendizaje memorístico demuestra su valor. ¿“Atraviesa el fuego” para salir de la habitación? Ahora la capacitación basada en escenarios cobra valor. Cronométrelo y observe cómo responde a lo imprevisto bajo presión de tiempo.

Este enfoque se puede aplicar a numerosos tipos de escenarios: inundaciones, cortes de energía, fallas de equipos, tirador activo, etcétera.

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Resolviendo el problema juntos

Desafortunadamente, como industria, los diseñadores, contratistas y propietarios no están capacitando intencionalmente al personal para superar eventos catastróficos. La buena noticia es que hay oportunidades para mejorar.

Si es propietario, incluya criterios específicos de capacitación en sus solicitudes de propuestas (RFP) al contratar contratistas y consultores. Por ejemplo, a los técnicos se les debe enseñar las secuencias de operación de los generadores en caso de un corte de energía: apagón parcial y anulación manual. Haga que el contratista proporcione esta capacitación utilizando la metodología basada en escenarios. Los técnicos deben saber qué esperar y qué hacer cuando los generadores sean necesarios para la energía. Mantenga el material de referencia cerca del equipo crítico para que esté disponible fácilmente para todos los turnos. Para edificios de funciones críticas, realice pruebas mensuales para mantener el nivel de preparación necesario durante una emergencia.

Contrate por calificaciones y no por precio. Un contratista de rociadores contra incendios no solo debe ofrecer valor en un precio de oferta justo, sino también incluir los daños por agua en su estructura de precios. Solicite específicamente una lista completa de exclusiones a los contratistas participantes y las razones detrás de ellas. No permita quedar vulnerable en caso de un evento catastrófico.

Si usted es un contratista general, involúcrese en el proceso de desarrollo de la Evaluación de Riesgos de Preconstrucción (PCRA). La perspectiva diversa añade un valor tremendo; asegúrese de incluir también a los subcontratistas. Es probable que varios miembros del equipo de construcción tengan una lista de “lecciones aprendidas” que fortalecería aún más la calidad de la PCRA. Considere crear una sesión de capacitación específica para el proyecto para abordar los problemas de alto riesgo identificados e incluya una hoja de asistencia con fines de verificación y mantenimiento de registros.

Cree de forma proactiva procedimientos y protocolos antes de que comience la construcción. Considere detenidamente los escenarios de “qué pasaría si” con múltiples ejemplos de cada uno. No complete este ejercicio a solas; nuevamente, involucre a un equipo diverso para solicitar perspectivas diferentes y múltiples. Si trabaja en un entorno de salud, incluya a médicos, administradores, servicios ambientales, ingeniería clínica, gestión de instalaciones, etc.

Recuerde que la capacitación es un proceso y no un evento único. Continúe con los esfuerzos iniciales mediante capacitación continua. La norma NFPA 99 incluye requisitos específicos para la capacitación anual, así que familiarícese con ellos si trabaja en el sector de la salud.

La esperanza es que no ocurra un evento catastrófico en sus instalaciones. Sin embargo, cuando llegue ese día, la mejor y más eficaz manera de promover la resiliencia operativa es mediante la preparación y la práctica continua. No espere a que llegue ese día para comenzar a capacitar a su equipo de gestión de instalaciones sobre eventos catastróficos y fallas de equipos.

Acerca de mí: Mi carrera me ha ofrecido un torbellino de oportunidades en la industria de la ingeniería y la construcción, pero mi pasión está arraigada en el desarrollo e implementación de programas de capacitación para equipos de gestión de instalaciones. Cada gestor de instalaciones que he tenido el privilegio de conocer simplemente quiere hacer un buen trabajo, y mi misión en la vida es empoderarlos para que hagan más de ello.

He estado a cargo del desarrollo y la gestión de más de $370 millones en soluciones energéticas especializadas y proyectos de infraestructura. Desde que comencé mi carrera en consultoría de ingeniería para el sector de la salud, he proporcionado a los administradores de instalaciones de salud las herramientas y los recursos que necesitan para tomar decisiones bien informadas y basadas en datos que mejoren su eficiencia energética, el desempeño de los edificios y las operaciones de las instalaciones. La más reciente de estas soluciones es un programa de capacitación en operación y mantenimiento de instalaciones de salud, el primero de su tipo en la industria.

Conectemos: Si tienes una historia de éxito en la gestión de instalaciones, me encantaría conocerla y saber cómo lo lograste.