Alineación organizacional: cómo lograrla y por qué es importante para los gestores de instalaciones
La alineación organizacional es el proceso de alinear el capital humano y el desarrollo del personal con las metas estratégicas de una organización. En la gestión de instalaciones, estas metas podrían centrarse en reducir los costos operativos, mejorar la eficiencia energética, completar grandes proyectos de capital para el crecimiento futuro, o mejorar el cumplimiento normativo y la seguridad humana. Cualesquiera que sean las metas de la organización, es fundamental utilizar los recursos adecuados para alcanzarlas.
La alineación organizacional comienza con la evaluación comparativa. Utilizando una herramienta de evaluación comparativa o un consultor preferido, evalúe la cartera actual de recursos de O&M de la organización (es decir, la combinación de personal y costos de internalización y externalización). Una cartera equilibrada es aquella en la que la suma de sus costos laborales y contratos de servicio se encuentra cerca o en el percentil 50 de su grupo par nacional. Incluso si los costos laborales son comparativamente altos o bajos, eso no es tan importante como la suma. Es de esperar que una organización con un costo laboral interno alto incurra en costos más bajos atribuibles a contratos de servicio y órdenes de trabajo externas (y viceversa).
Si la suma de las dos partes es aproximadamente igual (o mejor que) la media del grupo par, es probable que la organización esté funcionando bien en esta área. Además de la dotación de personal y los contratos de servicios, la evaluación comparativa debe abordar los costos de servicios públicos y los costos de materiales y reparaciones, ya que estas partidas están directamente relacionadas con la mano de obra. El liderazgo, especialmente el que trabaja en entornos críticos como los hospitales, también debe evaluar los niveles de cumplimiento con respecto a códigos, estándares y autoridades reguladoras.
Una vez que se evalúa el rendimiento actual, el siguiente paso es revisar y actualizar las descripciones de puestos, las competencias básicas y los rangos de compensación. La dirección de gestión de instalaciones debe elaborar un plan con recursos humanos y otro personal clave para reasignar al personal con el fin de cumplir con estas revisiones. Los resultados del análisis de evaluación comparativa determinarán el nivel óptimo de personal para cada oficio especializado.
Una cosa es tener a todas las personas correctas en el autobús. Otra muy distinta es que estén sentadas en el asiento correcto.
Los resultados de las evaluaciones comparativas pueden ser engañosos, razón por la cual es importante encontrar una herramienta o un consultor que considere la dotación de personal por oficio/gremio. Es posible que el presupuesto general de personal se encuentre dentro del rango aceptable, pero esto no significa necesariamente que se utilice una combinación adecuada de habilidades para abordar los programas de mantenimiento y las reparaciones. Nuevamente, es por esto que se evalúan los contratos de servicios y los gastos de contratistas externos y no solo al personal interno.
Si el nivel general de personal debe ajustarse al alza o a la baja, considere la capacitación cruzada del personal para que aprendan habilidades más allá de su ámbito comercial tradicional. En los últimos años, la gestión de instalaciones ha tendido hacia un modelo de técnico de zona o técnico de mantenimiento general en el cual un solo empleado de tiempo completo (FTE) puede asumir responsabilidades de múltiples oficios. Esta tendencia responde en gran medida a la necesidad de reducir los costos operativos y al creciente papel de la tecnología en la gestión de instalaciones.
A continuación, desarrolle una tabla de correspondencia desde aquí (el statu quo) hasta un estado mejor (metas estratégicas). La tabla de correspondencia debe incluir un plan de sucesión y un programa de desarrollo profesional específico para el equipo de gestión de instalaciones. Si no sabe por dónde empezar, consulte esto artículo sobre 6 consideraciones clave al desarrollar un programa interno de capacitación de O&M.
El objetivo general es mantener el equilibrio alcanzado durante el proceso de alineación organizacional. Es probable que las revisiones de las descripciones de puestos y los niveles de personal hayan generado algunas brechas dentro del departamento de O&M. Utilice la planificación de la sucesión como una oportunidad para llenar estas brechas y desarrolle una estrategia para capacitar y formar al equipo en el futuro. Revise esta estrategia anualmente, ya que es probable que los objetivos estratégicos de cualquier organización cambien y evolucionen con el tiempo. El mismo punto se aplica al personal: las personas van y vienen, así que tenga un plan establecido para abordar estos cambios a medida que ocurran.
Por último, a medida que se implemente el programa de desarrollo profesional y otras capacitaciones, cree una biblioteca de recursos para recopilar materiales y contenido valiosos. A medida que se incorpore nuevo personal o se ascienda a las personas, esta biblioteca resultará beneficiosa para quienes busquen refrescar o cultivar sus habilidades. El contenido podría incluir manuales de operación y mantenimiento, folletos de capacitación, códigos relevantes, directrices y manuales, videos y grabaciones de audio, fotografías y capturas de pantalla, etc. En la mayor medida posible, guarde copias electrónicas de estos recursos para que todos puedan almacenarse en un único repositorio en el servidor de la organización. Una biblioteca de recursos electrónica y centralizada es clave. Hablando por experiencia, usted no querrá descubrir (generalmente cuando ya es demasiado tarde) que el recurso exacto que necesita está guardado localmente en la unidad de otra persona.
Una vez que el proceso de alineación organizacional se completa inicialmente, de ahí en adelante se trata solo de mantenimiento. El personal se evalúa en función de las competencias centrales anualmente, y las nuevas contrataciones se evalúan con las mismas métricas para garantizar la consistencia. La biblioteca de recursos se expande con el tiempo. La evaluación comparativa se realiza una vez al año para medir el rendimiento año tras año y verificar que el presupuesto de O&M esté asignado adecuadamente.
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Sobre mí: Mi carrera me ha ofrecido un torbellino de oportunidades en la industria de la ingeniería y la construcción, pero mi pasión está arraigada en el desarrollo e implementación de programas de capacitación para equipos de gestión de instalaciones. Cada gestor de instalaciones que he tenido el privilegio de conocer simplemente quiere hacer un buen trabajo, y mi misión en la vida es empoderarlos para que hagan más de ello.
He estado a cargo del desarrollo y la gestión de más de $370 millones en soluciones energéticas especializadas y proyectos de infraestructura. Desde que comencé mi carrera en consultoría de ingeniería para el sector de la salud, he proporcionado a los administradores de instalaciones de salud las herramientas y los recursos que necesitan para tomar decisiones bien informadas y basadas en datos que mejoren su eficiencia energética, el desempeño de los edificios y las operaciones de las instalaciones. La más reciente de estas soluciones es un programa de capacitación en operación y mantenimiento de instalaciones de salud, el primero de su tipo en la industria.
Conectemos: Si tienes un caso de éxito en la gestión de instalaciones, me encantaría conocerlo y saber cómo lo hiciste posible.
