Capacitación de O&M durante la Cx
Al desarrollar e implementar programas de capacitación técnica para el personal de operaciones y mantenimiento (O&M), a menudo me preguntan si es posible combinar la capacitación que normalmente se realiza durante el proceso de puesta en marcha (cx) con una iniciativa educativa más amplia, como un programa de aprendizaje o un curso de capacitación de múltiples módulos. La respuesta es un rotundo “sí”. De hecho, la transición de la construcción a las operaciones es el momento perfecto para realizar una capacitación de nivel más amplio que vaya más allá de las recomendaciones del fabricante y las mejores prácticas.
Durante el proceso de puesta en marcha, casi siempre debe programarse y ejecutarse un evento de capacitación formal, pero la capacitación nunca es un hecho aislado. La capacitación debe llevarse a cabo a lo largo de todo el proyecto. La capacitación no solo debe ser un esfuerzo continuo, sino que sus resultados deben cuantificarse de manera que se midan las mejoras en la competencia de los participantes (en este caso, el personal de operación y mantenimiento).
Con este enfoque, los operadores asumirán la ocupación del espacio y comprenderán a cabalidad la intención del diseño del equipo y de los sistemas que lo respaldan. Lo ideal es que la intención del diseño sea comunicada directamente a los operadores por el diseñador (ingeniero) responsable. En el mundo actual de tecnología sofisticada, los propietarios no pueden darse el lujo de operar sus edificios a ciegas, especialmente en entornos complejos como hospitales, laboratorios y universidades. La capacitación técnica es una necesidad, no un lujo. Si se omite al principio, los propietarios siempre la pagarán de una forma u otra al final. De eso no hay duda.
Comencemos desde el principio. Para que un proyecto sea lo más exitoso posible, el equipo de gestión de instalaciones debe involucrarse en las primeras etapas del proceso de diseño. A menudo, ofrecerán una perspectiva sobre las operaciones y el mantenimiento que el equipo de ingeniería y diseño no contemplaría de otro modo. A medida que el diseño evoluciona y se acerca al desarrollo final de los documentos de construcción, el equipo de gestión de instalaciones puede recopilar un inventario de equipos nuevos e información relacionada, como la secuencia de operaciones y las tendencias del panel de control del operador.
Involucrar al personal de O&M temprano en el proceso de diseño es fundamental, pero no te quedes solo con mi palabra.
“Sin una participación temprana en un proyecto, una capacitación exhaustiva en la operación eficiente de equipos y sistemas, y una comprensión clara de los propósitos del proceso de comisionamiento de la instalación de salud, es muy difícil para el equipo de O&M equilibrar las agendas contrapuestas de mantener altos niveles de servicio al cliente y centrarse en el esfuerzo de la autoridad de comisionamiento por obtener el retorno de inversión.” Directrices de la Comisión de Instalaciones de Salud de ASHE (2010)
Una forma sencilla (pero que comúnmente se pasa por alto) de involucrar al equipo de operación y mantenimiento durante el proceso de diseño es utilizar su conocimiento y los documentos existentes para establecer un sistema de numeración y una metodología coherentes. ¿Cuántas veces ha visto 10 manejadoras de aire (AHU-1) diferentes dentro de la misma instalación? Son unidades distintas, pero todas están etiquetadas con el mismo nombre. Un enfoque clave que marca una diferencia significativa es lograr que la numeración de las habitaciones sea precisa, ya que se hará referencia a ella en muchos archivos y sistemas diferentes.
Para llevar este concepto más allá, el personal de O&M también podría apoyar al equipo del proyecto asegurándose de que el sistema de numeración establecido sea consistente entre el sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) y los planos de diseño. Si un activo (existente o nuevo) se identifica en el CMMS, etiquételo también (con su número de activo) en los planos. Nuevamente, este ejercicio es una forma fantástica de involucrar al personal de O&M en el proceso de diseño y de capacitarlos sobre cómo funciona el equipo en conjunto dentro de un sistema.
Mientras trabaja en el CMMS y con el nuevo inventario de equipos en mano, recopile la información adecuada de operación y mantenimiento para cada activo. Luego, use esta información para programar previamente órdenes de trabajo en el CMMS para que se generen y envíen automáticamente según el cronograma de mantenimiento preventivo recomendado para cada activo. Incluya medidas prudentes para la calibración de sensores y equipos, lo que puede proporcionar un impacto significativo en los costos y ahorros de energía. En el caso de los hospitales en particular, este esfuerzo pondría en marcha la documentación necesaria para crear un Programa de Mantenimiento de Equipos Alternativo (AEM) para el equipo una vez que se recopilen suficientes datos.
Lo he dicho antes, pero lo volveré a decir. El primer paso en el proceso de capacitación es evaluar la competencia técnica del personal y medir su nivel de capacidad en función de expectativas predefinidas específicas para sus roles y responsabilidades. En la puesta en marcha, esto puede significar varias cosas. La capacitación podría centrarse en equipos y sistemas (desde el termostato hasta la planta de servicios públicos), gestión de energía, resolución de problemas, tableros de control para operadores y análisis de datos, códigos y cumplimiento normativo, o todo lo anterior. Es fundamental establecer una base de conocimientos y habilidades antes de gastar tiempo y recursos en impartir la capacitación. Si no sabe hacia dónde debe dirigirse, ¿cómo puede estar seguro de que va en la dirección correcta?
Los resultados de las pruebas le indicarán dónde debe enfocar los esfuerzos de capacitación. Dado que la puesta en marcha tiene un alcance de trabajo definido y está vinculada a un proyecto definido, el plan de estudios de capacitación está definido por el proyecto. Los objetivos deben centrarse en la transición del personal de sus habilidades y capacidades actuales a las operaciones una vez que se complete el proyecto. Utilice los manuales de operación y mantenimiento, los documentos de puesta en marcha y los códigos y normas pertinentes para delinear el plan de estudios y desarrollar el material de capacitación.
Mientras el equipo del proyecto trabaja en el diseño, este es el momento perfecto para capacitar al personal de administración de instalaciones en algunos de los conceptos básicos relacionados con los sistemas de lado de pista, hidrónicos y de controles. Si sabe qué tipo de sistema de calefacción y/o refrigeración estará en funcionamiento una vez que el edificio esté ocupado, entonces concéntrese en el equipo de ese sistema: los componentes individuales, cómo se llaman, qué hace cada uno y cómo funciona, los parámetros normales de funcionamiento, los procedimientos de mantenimiento y las situaciones comunes de resolución de problemas. Incorpora conceptos como la medición, el flujo de aire mínimo y máximo, el funcionamiento de las válvulas y las secuencias básicas de operación. No es necesario que el diseño esté completamente terminado según la norma 100% para comenzar la capacitación sobre estos conceptos.
En mi experiencia, el personal de mantenimiento es de aprendizaje kinestésico y prospera en el entorno de aprendizaje cuando puede aplicar el material de inmediato. Por esta razón, recomiendo un enfoque dual para la impartición de la capacitación: lecciones interactivas y personales que primero se presentan en un entorno de aula y luego se refuerzan inmediatamente con encuentros de campo que llevan a los participantes de la capacitación al equipo real de las instalaciones. Por ejemplo, si la lección se centra en cómo funcionan las unidades manejadoras de aire y el propósito de cada componente, vayan a las unidades manejadoras de aire y señalen dichos componentes. Hagan preguntas junto al equipo y promuevan una discusión significativa con su equipo.
No se limite a restringir esta capacitación a los técnicos de HVAC y operadores de plantas tampoco. Incluya a todo el personal de servicios de apoyo que la logística permita. Una de mis historias de éxito favoritas hasta el día de hoy es cómo un electricista y un plomero fueron “sorprendidos” por el director de sus instalaciones revisando su sistema de automatización de edificios (BAS) y discutiendo sobre el calentamiento y enfriamiento simultáneos. La gestión de instalaciones requiere de todo un ejército, así que capacite de manera cruzada tan frecuente y ampliamente como pueda.
Para cuando se cubran los fundamentos en el proceso de capacitación, el personal de las instalaciones debe estar listo para participar activamente en las actividades de comisionamiento. Comience ofreciendo un esquema de qué esperar durante el proceso de comisionamiento.
La Sociedad Estadounidense de Ingeniería para la Salud (ASHE, por sus siglas en inglés) sugiere que el agente de comisionamiento facilite el desarrollo e implementación de los siguientes elementos para preparar al personal de operaciones y mantenimiento para operaciones sostenibles:
- Tableros de operación y mantenimiento
- Capacitación del personal de mantenimiento
- Implementación de tendencias en sistemas de control de HVAC
- Informe de puesta en marcha y manual de sistemas
- Presupuesto de mantenimiento
- Inspecciones y pruebas de cortafuegos y compuertas de humo
- Declaración de condiciones (SOC)
- Programa de Mantenimiento de Edificios
Varios documentos se entregan durante todo el proceso de puesta en marcha, y todos ellos se beneficiarían de la revisión y los comentarios del personal de gestión de instalaciones.
El Manual de Sistemas es análogo al manual del propietario de un automóvil; le proporciona al propietario la información necesaria para operar su edificio. El manual debe entregarse en formato electrónico y estar vinculado dinámicamente a los datos de Modelado de Información para la Construcción (BIM), como un modelo Revit en 3D y otra información relevante de los sistemas. El BAS debe incluir enlaces dinámicos a las secuencias de operación, y el agente de comisionamiento debe cerrar el proyecto con una solución que permita a los operadores del edificio acceder a la información en tiempo real y de manera que pueda actualizarse continuamente. El Manual de Sistemas es efectivamente el manual de capacitación del propietario y debe influir significativamente en la capacitación que se imparta a lo largo del proyecto.
El grupo de gestión de instalaciones podría apoyar el proceso de instalación de los equipos revisando los documentos de construcción y verificando que la instalación cumpla con los requisitos. Si el agente de comisionamiento elabora listas de verificación prefuncionales según el diseño y los planos de taller, el equipo interno puede entonces asumir un papel activo junto con el equipo de comisionamiento mediante la revisión de estas listas de verificación y presenciando las pruebas prefuncionales.
Aquí hay solo un ejemplo de cómo involucrar al personal interno en el proceso de puesta en marcha y al mismo tiempo cumplir con los objetivos de capacitación:
Las pruebas de los reguladores de aire deben realizarse dentro del primer año de ocupación y, a partir de ahí, cada 6 años. ¿Por qué no se pueden llevar a cabo estas pruebas con el personal de operación y mantenimiento (O&M) como parte de las pruebas de desempeño funcional? Este enfoque no solo involucraría al personal de O&M de manera productiva y significativa, sino que también reduciría el costo de ejecución. En promedio, realizar estas pruebas durante la puesta en servicio costaría entre $8 y $9 por compuerta, en comparación con $35 a $45 por compuerta después de la ocupación. Obviamente, estos costos son estimaciones y varían según diversos factores, como la complejidad y la ubicación del proyecto, pero se entiende la idea.
El equipo que realiza las pruebas de los amortiguadores debe elaborar un informe escrito (u otro documento) que enumere cada número de amortiguador, la ubicación del amortiguador, la fecha de inspección, los resultados de la inspección del amortiguador y el trabajo correctivo asociado, si es necesario. Asegúrese de que su informe cumpla con la autoridad reguladora correspondiente; consulte NFPA 25, NFPA 72, EC.02.03.05, EPs 1-20, EP 25, etc.
Después del cierre del proyecto, se debe conservar un plano con este informe que identifique la ubicación de los amortiguadores y cualquier impedimento para acceder a ellos. En el caso de las instalaciones de atención médica, el objetivo debe ser documentarlo de manera que los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid y The Joint Commission (o DNV GL) lo acepten.
Dado que estarán en el sitio todos los días, también sería beneficioso que el equipo de instalaciones apoye en la elaboración y resolución del registro de incidencias. Incluya a este personal para que contribuya al registro maestro de incidencias, a los informes de visitas al sitio y a la correspondencia de seguimiento, así como en el proceso de resolución de cada deficiencia.
Aproximadamente una semana antes de las pruebas de rendimiento funcional, el personal de gestión de instalaciones debe recibir capacitación sobre el proceso de ajuste y puesta en marcha para prepararlos para las pruebas funcionales. Una vez que se complete la capacitación y las pruebas, el personal estará equipado con los conocimientos necesarios para continuar el proceso de puesta en marcha posterior a la ocupación. Si el proyecto es una ampliación o renovación de un edificio existente, este también sería el momento ideal para capacitar al personal sobre las tácticas y técnicas de re-puesta en marcha para la infraestructura existente.
La puesta en marcha no siempre termina con la ocupación; en muchos casos, el agente de puesta en marcha sigue vinculado al proyecto durante el período de garantía, para poder ayudar a resolver los problemas a medida que surgen. Algunos propietarios optan por que el agente de puesta en marcha imparta al menos un taller de capacitación durante el período de garantía que aborde la diferencia entre la teoría del diseño y la realidad operativa.
Los equipos y sistemas que comúnmente funcionan de manera distinta a su diseño original incluyen las unidades terminales de aire, las manejadoras de aire, el sistema de agua helada y el sistema de agua caliente. Estas diferencias operativas se harán evidentes si se recopilan y muestran datos de tendencias en un panel de operador (o un informe similar). Suponiendo que el agente de comisionamiento haya establecido o revisado estas tendencias, entonces es la entidad ideal para monitorearlas después de la ocupación, ajustar las secuencias de operación según sea necesario y capacitar al personal de gestión de instalaciones sobre el proceso de ajuste.
En algunos casos, el ajuste no es necesario y la diferencia entre la teoría y la operación se reduce a una capacitación eficaz. Si el personal de las instalaciones no aprendió o no retuvo lo que se le enseñó durante el período de construcción, esta brecha de competencia se revelará en los datos de tendencias, especialmente si los sistemas no se reinician según sus horarios programados o modos de ocupación esperados, y si las válvulas y los amortiguadores no se cierran por completo.
Los problemas comunes que se pueden diagnosticar con los datos de tendencias incluyen los que se enumeran a continuación.
Unidades terminales de aire: calefacción y refrigeración simultáneas, mal funcionamiento de los compuertas de las cajas terminales y de las válvulas de control de agua caliente de recalentamiento, bloqueos dentro del sistema de tuberías de agua de calefacción, capacidad de las cajas terminales para satisfacer la temperatura del espacio y consumo excesivo de energía debido a la ventilación excesiva del espacio
Unidades manejadoras de aire: presión estática, funcionamiento del humidificador, seguimiento de ventiladores en sistemas de volumen de aire variable (VAV), y problemas operacionales relacionados con serpentines y válvulas de control
Sistema de agua helada: carga de la enfriadora, ciclos cortos de la enfriadora (o paradas y arranques inadecuados), flujo de agua helada primario versus flujo de agua helada secundario, temperatura de agua helada primaria versus temperatura de agua helada secundaria, presión diferencial, punto de ajuste (set point) y lecturas reales, velocidad de la bomba y estado de la bomba
Sistema de calefacción de agua: temperaturas del aire exterior y del agua de suministro, temperaturas del agua de suministro y de retorno, posición de la válvula de vapor, presión diferencial, valores de consigna y lecturas reales, velocidad de la bomba y estado de la bomba
Además de identificar y resolver problemas operativos con los datos de tendencias, el agente de comisionamiento puede trabajar con el equipo de gestión de instalaciones para medir y verificar el rendimiento energético real en comparación con cualquier meta u objetivo energético, realizar pruebas de rendimiento funcional posteriores a la ocupación y participar en la revisión de fin de garantía y el proceso de cierre.
Con paneles de operadores eficaces y datos oportunos sobre el rendimiento energético, el personal de operación y mantenimiento puede aprovechar su capacitación técnica para identificar y resolver problemas operativos que afectan la seguridad humana, el confort de los ocupantes, la eficiencia energética y el rendimiento del sistema.
Acerca de mí: He estado a cargo del desarrollo y la gestión de más de $370 millones en soluciones energéticas especializadas y proyectos de infraestructura. Desde que comencé mi carrera en consultoría de ingeniería para el sector de la salud, he brindado a los administradores de instalaciones de salud las herramientas y los recursos que necesitan para tomar decisiones bien informadas y basadas en datos que mejoren su eficiencia energética, el desempeño de los edificios y las operaciones de las instalaciones. La más reciente de estas soluciones es un programa de capacitación en operación y mantenimiento de instalaciones de salud, el primero de su tipo en la industria.
Conectemos: Si tienes una historia de éxito en la gestión de instalaciones, me encantaría conocerla y saber cómo la hiciste realidad.
